كيفية كتابة رسالة ادارية صحيحة

الطريقة الصحيحة لكتابة الخطابات الرسمية

1 ـ يجب كتابة كليشة معلومات الإدارة في الزاوية اليمنى العليا من الخطاب بحيث تتحوي على المعلومات التالية :

المملكة العربية السعودية

وزارة التربية والتعليم

(280 )
الإدارة العامة للتربية والتعليم بمنطقة الباحة
الشؤون التعليمية ( بنات )

( يكتب هنا اسم المدرسة )

2 ـ شعار الوزارة يجب أن يكون بالوسط بحيث يحمل اسم وزارة التربية والتعليم ، ولا يكتب أي معلومات تحت الشعار مثل ( اسم المدرسة )ولا يعالج الشعار بطريقة هيئته كان يمط أو يضغط من احد الجانبين .

3 ـ في الزاوية اليسرى العليا تكتب المعلومات الآتية :

الـرقم : ........................

التاريخ : ........................

المشفوعات : ....................

ملحوظة هامة وهي كثيرا ما نجدها فى خطابات مدارس البنات

4 ـ لا توضع أي أشكال أو ورود أو رسومات لأجل كون الخطابات رسمية ولا يليق بها ذلك .

5 ـ يراعى عدم كتابة الخطاب بالخط اليدوي إلا في الحالات القصوى .

6 ـ المسافة العمودية بين كليشة الخطابات يجب أن تكون معقولة بحيث ألا تكون كبيرة ولا صغيرة ( نصف سنتيمتر تقريبا فقط ) .

7 ـ المسافة بين الجانبين في الورقة يجب أن تكون متوسطة فلا يلتصق النص بأحد الجانبين الأيمن أو الأيسر .

8 ـ نوع الخط الذي يكتب به اسم الجهة المخاطبة يجب أن يكون مسودا من نوع

Traditional Arabicوبنمط ( 18 ) أو نوع AL – MATEEN

9 ـ نوع الخط الذي يكتب به نص الخطاب يفضل mohand .

10 ـ ينص في السلام بالطريقة الاتية ( السلام عليكم ورحمة الله وبركاته وبعد ؛) الخطاب ويتبع بفاصلة منقوطة ( ؛ ) ولا تكتب كلمة ( بعد ) بعيدة عن السلام بل ملاصقة لعبارة التسليم .

11 ـ جعل مسافة مع بداية كل فقرة او مقطع من الخطاب بالضغط على زر ( TAP) الذي عليه سهمان متعاكسان ( من لوحة الفاتيح .

12 ـ يكون مقاس الخط الداخلي للخطاب 16 ، وتوضع الطابعة على وضع الطباعة ( المسودة السريعة )لكي لا تستهلك كمية اكبر من الحبر .

13 ـ يراعى ان تكتب المسميات والالقاب والدعوات بطريقة مناسبة ولائقة .

مثل : عند كتابة خطاب لسعادة مدير عام التربية والتعليم يجب ان يكتب بالشكل الاتي :

سعادة مدير عام التربية والتعليم بمنطقة الباحة..... حفظه الله

اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم


بينما يكتب الخطاب لاي موظف او موظفة بالادارة غير المدير العام بالشكل الاتي :

المكرم مدير ادارة / المكرمة مديرة ادارة المحترم / المحترمة

اللقب
المسمــــــــــــــى
التكريم


يكتب بدون إمالة في الخط .

لا توضع شرطة ( / ) بين اللقب والاسم ، ويتنبه لتذكير وتأنيث اللقب والتكريم .

تكتب عبارة ( حفظه الله ) بدون وضع نقطتين على الهاء ( حفظــة الله ) .

التنبه للفرق بين الضاد والظاء في كتابة بعض الكلمات مثل ( حضور ) وتكتب خطأ ( حظور )

14 ـ يشمل الخطاب اسم الناسخ بالأسفل أيضا .

15 ـ عند المخاطبات يراعى الآتي :

عند مخاطبة مدير الإدارة يؤشر الخطاب من معد الخطاب ويوقع من رئيس القسم .

عند مخاطبة المساعد فيؤشر على الخطاب من رئيس القسم ومعد الخطاب ويوقع الخطاب من مدير الإدارة .

عند مخاطبة المدير العام فيؤشر على الخطاب من قبل مدير الإدارة ورئيس القسم ومعد الخطاب ، ويوقع الخطاب من المساعد .

عند مخاطبة جهة خارجية فيؤشر على الصورة من المساعد ومدير الإدارة ويوقع من سعادة المدير العام ، أو يؤشر على الصورة من مدير الإدارة وفق الخطاب ويوقع الخطاب من المساعد نيابة عن المدير العام .

تكون مسئولية سلامة الخطاب على الموقع فعلى الموقع أن يراجع الخطاب ويقراه بعناية قبل التوقيع عليه .

لا ترسل الخطابات للمدير العام مباشرة إلا في حالتين :

أ ـ في حالة رفع الشكاوي .

ب ـ رفع المقترحات لسعادته .

16 ـ يراعى نظام الصلاحيات في توجيه الخطابات الموجهة للوزارة .

17 ـ في حالة كون الخطاب من صيغة تعميم فتكتب الجهات المعنية في خانة العنوان مثل : تعميم لجميع المراكز والإدارات والأقسام ثم يكتب إلى من يوجه الخطاب بصيغة العموم مثل :

المكرم مدير المحترم

المكرمة مديرة المحترمة

18 ـ في حالة كون الخطاب يحمل صفة معينة مثل : ( سري ) فيكتب في أعلى الخطاب من الوسط كلمة سري ويفضل باللون الأحمر للطابعات الملونة أو كتابته يدويا في حالة عدم توفر الطابعة الملونة ، كما يرسل الخطاب في مظروف ويكتب عليه سري كذلك .أو صفة ( عاجل ) أو ( عاجل جداً ) فيكتب عليه كذلك في أعلى الصفحة من الوسط .

19 ـ يجب أن يوضح الغرض من الخطاب في نهاية الخطاب مثل ( نرجو المتابعة ) أو ( لتكليف من يلزم ) أو ( للاطلاع ) أو ( للتوجيه ) .

20 ـ تكون هيئة الموقع واسم الموقع وخانة التوقيع في الجهة اليسرى السفلى من الخطاب ، ويراعى كون الاسم متوسطا طول مسافة اللقب ولا يكون هناك اختلال في التنسيق على ان يكون حجم الخط ( 18 ) .

21 ـ يكون هناك مسافة فاصلة سطر بين هيئة موقع الخطاب واسمه لأجل التوقيع .

22 ـ يجب أن يضع الموقع توقيعه وتاريخ التوقيع في المكان المحدد بين الهيئة والاسم .

إذا كانت هناك صور من الخطاب فتوضع مسميات أصحاب الصور بالشكل الآتي :

ص / لمدير مكتب التربية والتعليم بـ ... مثلا .ويجب أن تكون الصور في أسفل الخطاب من الجهة اليمنى وببنط غير مسود وبقاس خط ( 12 ) .

23 ـ عند قفل الخطاب أو عند الحاجة لكتابة نقط فلا تكتب النقط باستخدام زر الرقم صفر وإنما تكتب نقط ويحصل عليها بالضغط على زر الأحرف العالية ثم على حرف ( الزاي ) من لوحة المفاتيح .

24 ـ يراعى عند قفل الخطاب عدم كتابة كلمة ( دمتم ، التحيات) نظراً لمخالفتها للشرع فالدوام والتحيات لله وحده ويمكن ان تقفل بمثل الاتي : والله الموفق ، وتقبلوا فائق المودة، وغيرها.

شكرا جزبلا