دليل عملي لمسك مختلف السجلات المحاسبية للمصالح الاقتصادية الخاصة بالمتوسطات و الثانويات

1. دفتر الوصلات
LE  QUITTANCIER

أ‌- نبدأ أولا بترقيم الأوراق في العادة يحتوي دفتر الوصلات على 75 ورقة و 300 وصل.

ب‌- يقدم الدفتر لرئيس المؤسسة بغية التأشير على الصفحة الأولى و الأخيرة.
ت‌- يجب إحاطة طريقة الدفع بدائرة : (بريد – خزينة – نقدا - عملية ترتيب) و شطب الباقي.
ث‌- يجب تقديم أكبر قدر من التوضيحات: (عدد الوجبات, السعر, المبلغ..المادة  ..الخ).
ج‌- في حالة التحصيل بعملية ترتيبية يجب إحاطة الوصل بدائرة.
ح‌- لا يملأ الوصل إلا بعد التأكد من تحصيل المبلغ و هذا بغية تفادي إلغاء الوصل.
خ‌- بعد تدوين الوصل يتم تسجيل مبلغه بالعمود الأيسر الخاص بمداخيل اليوم
د‌- و كذا المبلغ الإجمالي للمداخيل من 01/01 إلى اليوم.
ذ‌- يجب أن يكون الترقيم منتظم و متسلسل لتفادي أخطاء الترقيم.
في حالة انجاز وصل بعملية ترتيبية يجب أن تدرج النسخة
الأصلية  بحوالة الدفع.
        دفتر  الوصولات  يستعمل  داخل  السنة  المالية , يعني يتم تجدده في
        كل  سنة  مالية  .
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
مصنف   الإيرادات
SOMMIER  DES  RECETTES

أ‌- تملأ الصفحة الأولى و تقدم لرئيس المؤسسة لغرض التأشير عليها.
ب‌- يجب ترقيم الصفحات من رقم 01 إلى ... و تأشير الصفحة الأولى و الأخيرة.
ت‌- تسجل بكل دقة و أمانة كافة محتويات دفتر الوصلات.
ث‌- توقف المجاميع عند نهاية كل شهر و نهاية كل صفحة بالأرقام.
ج‌- توقف المجاميع عند نهاية كل ثلاثي بالأرقام و الحروف و تأشر من طرف رئيس المؤسسة و المسير المالي.
ح‌- لا تنسى أن تراجع و تتحقق من النتائج في نهاية كل شهر و صفحة والفصل
لذا يجب أن يساوي المبلغ الإجمالي للمداخيل مجموع العمودين :
• مبالغ السنة المالية الحالية + مبالغ حسابات خارج الميزانية = المبلغ الإجمالي للمداخيل إلى يومنا هذا.
• عمود السنة المالية الحالية = مجموع مداخيل الميزانية.
• عمود حسابات خارج الميزانية = مجموع مداخيل حسابات خارج الميزانية.
خ‌- عندما نلجأ إلى عملية إعادة ترتيب وصل أو عدة وصلات وقع خطأ في تصنيفها يجب إعادة الترتيب وصل بوصل و لا نقوم بإعادة الترتيب الجماعي الخال من التوضيحات.
إن عمليات الترتيب و إعادة الترتيب يجب أن تكون مشخصة و فردية.
د‌- في حالة حدوث خطأ بتسجيل الأرقام يستلزم شطب المبلغ بالأحمر و إعادة كتابة المبلغ الصحيح بالأحمر أعلاه.
ذ‌- عند توقيف الصندوق اليومي يجب توقيف مجموع مداخيل اليوم و مجموع المداخيل من 01/01 إلى يومنا هذا,و الذي يجب أن يساوي المجاميع المسجلة بدفتر الوصلات.
ر‌- عند نهاية كل ثلاثي و السنة المالية يتم وقف مصنف المداخيل بالأرقام و الحروف و يؤشر من طرف رئيس المؤسسة و المسير المالي.
ز‌- إن مجموع كل بند من الميزانية يجب أن يتوافق بكل أمانة و المبالغ المسجلة بسجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينة و الغير و كذا سجل حسابات خارج الميزانية.
س‌- إن مصنف المداخيل يستعمل لعدة سنوات مالية عكس دفتر الوصلات,حيث يمكن استعمال دفتر واحد أو أكثر لسنة مالية واحدة حسب حجم المؤسسة.إن الوصلات المتبقية و الغير مستعملة عند قفل السنة المالية تشطب باللون الأحمر بخط مائل.
هام جدا :  يمنع  المحو أو استعمال المصحح.

Ne pas utiliser la  gomme  ou le correcteur
--------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------
3- ورقة الاستهلاك اليومية
Feuille  de  Consommation  Journaliére

أ‌- تمكن من مراقبة المخزون بالمكان و بالوثائق.
ب‌- إن المكلف بالمصاريف ملزم بمراجعة و مراقبة المخزون المسجل بورقة الاستهلاك اليومي و الموجود فعلا بالمخازن.
ت‌- يجب على المسير المالي مراقبة محتوى المخازن مرة في الشهر على الأقل.
ث‌- تفادي تراكم التأخر في انجاز أوراق الاستهلاك اليومي.
ج‌- يجب ترتيب الأوراق زمنيا يوم بعد يوم خلال كل شهر.
ح‌- تكليف  المصالح ألاقتصادية بانجاز  وراقة  الاستهلاك  اليومي .
خ‌- تنجز  على  أساس كشف حركة  المخزون  اليومي الممضى
من طرف  المخزني و  الطباخ وترفق مع هذه  الوثيقة وسند
الاستلام  للبضائع  أو  الخضر .

4- سجل الممونين
Registre  des  Fournisseurs.


أ‌- وثيقة أساسية تمكن من مراقبة مذكرات و فاتورات المشتريات.
ب‌- يمسك بواسطة سندات الطلب و خاصة سندات الاستلام التي تمكن من مراقبة النوعية و الكمية المطلوبة من المواد و الوسائل.
ت‌- بعد الانتهاء من مراقبة الفاتورات و تسديد المبلغ و تسجيله بالصندوق اليومي,يجب تسجيل المبلغ المسدد بالأحمر بسجل الممونين مع ذكر مراجع الدفع و التسديد (رقم حوالة الدفع,التاريخ,المبلغ و طريقة التسديد)
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
5- أوراق الالتزام
Fiches  D’engagements

أ‌- يجب فتح لكل فقرة  ورقة و لا تفتح بالمادة وأنا أفضل فتحه بالبنود .
ب‌- تفتح مباشرتا /سنويا   بعد  المصادقة  على  الميزانية  .
ت‌- نفتح على مستوى رئيس المؤسسة و  المسير  المالي .
ث‌- نستند  على سند  الطلب  و  الحوالة في  تسيير  البطاقة.
ج‌- يتم تسجيل حوالات الدفع المسددة حسب التواتر الزمني بالصندوق اليومي و ذلك حسب تصنيفها بالميزانية.
الرصيد المتوفر يظهر و يمكننا من متابعة تنفيذ الميزانية.
إن ضرورة مسك أوراق الالتزام مهم للآمر بالصرف و المسير المالي.
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
6- دفتر سندات الطلب
Carnet  de  Bons  de  commande

أ‌- يفتح  بحكم  السنة  المالية .
ب‌- عند نهاية انجاز الطلب بالورقة يجب غلق عند نهاية آخر مادة و شطب بسطر منحرف.
ت‌- إن سند الطلب يعادل الالتزام بالمصاريف.
ث‌- يجب أن يحتوي على تأشيرة  رئيس  المؤسسة بصفته
أمر  بالصرف   و  المسير  المالي  بصفته المراقب المالي للمصاريف الملتزمة.
ج‌- يستلزم فتح ثلاث دفاتر لسندات الطلب : (التسيير العام – التغذية –
التعليم التقني)
ينجز  سند الطلب  على 03 نسخ , نسخة  تبقى في المؤسسة
و نسختين  إلى الممون على أساس  استرجاع نسخة مصادق
عليها  الممون و تدرج  في  الحوالة.
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------

7- حوالات الدفع و الفاتورات
Mandat de  paiement

أ‌- يجب مراجعة و مراقبة المذكرات و الفاتورات مع سجل الممونين قبل انجاز حوالات الدفع و تسديدها.
ب‌- مراقبة المبالغ المسجلة بالفاتورة عموديا و أفقيا.
ت‌- عند ملاحظة أخطاء بالفاتورة يجب إرجاعها إلى الممون لتصحيح الأخطاء التي تشوبها.
إن الفاتورة لا يجوز أن تحتوي على زيادة أو تضخيم بالحبر أو تشطيب و لا تصحيح تاريخ.
ث‌- التأكد من احتواء الفاتورة على : رقم السجل التجاري – رقم التسجيل الجبائي – رقم الحساب البنكي.
ج‌- بعد التدقيق في مراقبة و مراجعة الفاتورات,يجب تسجيل المراجع الضرورية لإنجاز حوالة الدفع :
السنة المالية – الفصل –المادة – المبلغ للأمر بالصرف باللأرقام و الحروف – موضوع المصاريف.
ح‌- يجب تدوين في الخانة المخصصة للوثائق الثبوتية : رقم و تاريخ الفاتورة – رقم و تاريخ سند الطلب.
خ‌- هام جدا : تسجيل العدد الإجمالي لكل الوثائق الثبوتية الموجودة
بحوالة الدفع.
د‌- تسجيل مراجع صك الدفع و تاريخه عند  الإمضاء .
ذ‌- وظيفة  الحوالة  تسمح  بالآمر  بالصرف و تثبت التسديد.
ر‌- يدرج داخل الحوالة نسختين  من  الفاتورة و نسخة من  سند
الطلب  مؤشر عليها من  طرف  الممون  و كل  وثائق اخرى
ثبوتية ( قوائم –شهادات –كشوف .......)
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
8- جدول الحوالات المدفوعة
Bordereau des  mandats  acquittés

أ‌- يجب فتح جدول لكل مادة  و لا يفتح بالفقرة.
ب‌- الشروع بتبويب مختلف الفقرات داخل  الجدول .
ت‌- انجاز نسختين : الأصلية و النسخة الثانية.
ث‌- تسجيل الاعتماد المفتوح بالأحمر بالمادة  و لكل فقرة.
ج‌- توقف المجاميع نهاية كل ثلاثي مع التأكد من مطابقتها لمصنف المصاريف.
ح‌- يراقب  شهريا من  طرف  رئيس  المؤسسة و يقف فصليا
بالأرقام  مع إمضاء رئيس  المؤسسة و  المسير  المالي .
               ضروري  احترام تسلسل التسجيل  الموجود  بمصنف  المصاريف.
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
9- سجل الحقوق المثبتة على العائلات.
Registre  des  droits  constatés sur  familles

أ‌- يتم فتح سجل الحقوق المثبتة على العائلات لكل سنة دراسية.
ب‌- يبدأ بتسجيل تلاميذ الأقسام العليا طبقا لحالة حضور التلاميذ يوم 01 أكتوبر من كل سنة  دراسية :
• التعليم الثانوي : س3 – س2 – س1
• التعليم المتوسط: س4 - س3 – س2 – س1
ت‌- يملأ السجل وفق المبدأ القانوني "كل ثلاثي شرع فيه فهو مستحق كاملا"Tout  trimestre  commencé  est  du  en  entier
ث‌- إن الحالات الشهرية لحضور التلاميذ تستغل من أجل المقاربة مع التعداد الموجود بالسجل و التحقق من استلام كافة وثائق الدخول و خروج التلاميذ.
ج‌- يجب أن تحتوي وثيقة دخول الأولى على الرقم الذي يأتي مباشرة بعد الرقم الأخير المسجل بحالة حضور التلاميذ يوم 01 أكتوبر.
ح‌- إن وثيقة خروج أول تلميذ تحتوي على الرقم 01.
خ‌- يجب ترتيب أوراق خروج و دخول التلاميذ زمنيا.
د‌- يجب تفادي الديون على العائلات مهما كانت الأسباب.
ذ‌- عند نهاية كل ثلاثي يجب انجاز الخلاصة الثلاثية لكل صفة و لا ننسى الخلاصة العامة.
ر‌- إن مجموع المداخيل المحصلة على العائلات يجب أن تعادل المجموع المسجل بالبند 211 بمصنف  المداخيل.
ز‌- يوقف هذا  السجل  فصليا و يأشر  من  طرف  رئيس المؤسسة.
س‌- السجل  الوحيد , الذي  يفتح بحكم السنة  الدراسية .
ش‌-
10- بطاقيات المنح-Fichiers  des Bourses

أ‌- تمسك   و ترتب البطاقات أبجديا لتسهيل إنجاز حالة تسديد المنح.
ب‌- عند نهاية السنة الدراسية يستلزم سحب بطاقات التلاميذ الراسبين و المفصولين و الناجحين بالباكالوريا و إدراج البطاقات  الجديدة.
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
11- سجل الصندوق اليومي
Registre  de  caisse journalière        

أ‌- السهر على دورية و حسن انجاز الصندوق اليومي.
ب‌- مطابقة المداخيل المسجلة بالصندوق مع دفتر الوصلات.
ت‌- مراقبة المداخيل السابقة لصندوق اليوم.
ث‌- توضيح طريقة الدفع الخاصة بكل حوالة دفع.
ج‌- في حالة حركة أموال يجب توضيح طبيعة الحركة المالية المنجزة فعلا مع تسجيل المرجع و الإثبات.
ح‌- بعد الانتهاء من تسجيل الصندوق اليومي يجب إنجاز حالة المقاربة لحساب الخزينة بالوثيقة الرسمية.
خ‌- يجب ملأ جدول حركة الأموال إجباريا.
د‌- انجاز تفصيل الأموال النقدية.
ذ‌- لا تقبل إلا تسبيقات الصندوق المرخص بها قانونا.
ر‌- يجب تفادي الاحتفاظ على مبالغ كبيرة بالصندوق المصفح .
ز‌- في حالة تقديم تسبيقات يستلزم المحافظة على الوثائق  الثبوتية  الممضاة من طرف المعنيين,رئيس المؤسسة و المحاسب.
س‌- يراقب رئيس المؤسسة دوريا سجل الصندوق و يؤشر عليه بانتظام.
ش‌- عند نهاية كل شهر يجب التأكد من مطابقة المجاميع مع الدفتر
التفصيلي  لصندوق .
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
12- دفتر حساب الخزينة
Carnet  du  compte  courant  Trésor

أ‌- يجب أن يرقم  و يؤشر من طرف أمين الخزينة الولائية.
ب‌- المراقبة بانتظام و التحقق من الرصيد المتوفر بالخزينة و المسجل بالمؤسسة.
ت‌- تدوين أكبر قدر ممكن من المعلومات الخاصة بإسم المدين – التاريخ – و رقم صك التحويل.
ث‌- انجاز حالة التقارب للحساب لكل صندوق يومي.
ج‌- تفادي الإكثار من الصكوك.
ح‌- انجاز حالة التقارب لكل صندوق على أساس الكشف الشهري للحساب.
خ‌- توقيف  الدفتر سنويا بلأرقام  و  الحروف  ومراقبته من طرف
أمين  خزينة  الولاية .
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
16- سجل حسابات خارج الميزانية.
Registre  des  services  hors -budget

أ‌- إن الأرصدة المسجلة إلى غاية 31/12 يجب أن تشخص حسب كل عملية مع إعطاء المعلومات الضرورية.
ب‌- إن حسابات خارج الميزانية لا يمكنها إطلاقا أن تظهر رصيدا سلبي.
ت‌- لا يمكن في أي حال من الأحوال أن تستعمل أرصدة الحسابات خارج الميزانية لتمويل ميزانية التسيير.
ث‌- إن مصالح خارج الميزانية لها صفة الأموال العمومية و لا يمكن في أية حال من الأحوال الاستهانة بها خلال التسيير.
ج‌- إن مصالح خارج الميزانية تخضع لقوانين المحاسبة العمومية.
ح‌- يوقف  السجل  فصليا من طرف  رئيس  المؤسسة و  المسير المالي.
خ‌- يستعمل  السجل  لعدة  سنوات  مالية .
يسمح بتوقيف  الحساب  المالي  في  نهاية  السنة  المالية.
[/b]

- أوراق الالتزام
Fiches D’engagements

أ‌- يجب فتح لكل فقرة ورقة و لا تفتح بالمادة .


هذا الامر اخي الغريب متعب وغير عملي والفتح بالمادة يؤدي الغرض اكثر

الباهـــي كتب:

- أوراق الالتزام
Fiches  D’engagements

أ‌- يجب فتح لكل فقرة  ورقة و لا تفتح بالمادة .


هذا الامر اخي الغريب متعب وغير عملي  والفتح بالمادة يؤدي الغرض  اكثر

صدقت أخي الباهي :
هذا ماهو معمول به حاليا في جل المؤسسات التربوية لأن تحويل الإعتمادات من فقرة إلى فقرة قد تجاوزه الزمن
لذا أنا أفضل فتحه بالبنود لأنه عملي وغير متعب كما ذكرت [b][/b]

الغريب كتب:

firdaws كتب:

مشكور يا استاذ على الجهد المبذول .....جعله في ميزان حسناتك .

ولكن هناك سؤال يحيرني دائما : لماذا ننجز الوضعية المالية في نهاية كل شهر نمضيها نحن ويمضيها الآمر بالصرف على أساس أنه راقب الصندوق  ......في حين السجلات تؤشر في نهاية كل ثلاثي ؟؟؟؟؟.اليس هناك تناقض نوعا ما ؟؟؟

أختي الفاضلة السلام عليكم وطاب مساؤكم أما بعد :
ردا على سؤالكم لا يوجد تناقض بتاتا فيما ذكرتي
- السجلات المحاسبية  توقف شهريا بالأرقام وتمضى من طرف الآمر بالصرف وحده
- وثوقف كذلك نهاية كل ثلاثي وفي نهاية السنة  بالأرقام وبالحروف وتمضى من طرف الآمر بالصرف والمحاسب
- أما سجل الصندوق اليومي registre de caisse فيمضى كل صندوق من طرف اآمر بالصرف مع حالة التقارب مع الخزينة .
لذا ننجز الوضعية المالية الشهرية بناء على توقيف السجلات كما ذكرت أنفا

ملاحظة هامة :
1- نعم هناك خطأ قانوني فالوضعية المالية الشهرية من المفروض أن تمض من طرف الآمر بالصرف وحده لأنه يمضي المدير وحده عند توقيف السجلات شهريا .
2- ألم تر بأن وزارة المالية  قد تفطنت للخطأ القانوني التي وقعت فيه الوزارة التربية وهي تطالب المؤسسات التربوية بإنجاز الوضعية المالية كل ثلاثي لأن المقتصد والمدير هما من يقومان بإمضاء السجلات معا لذا تراجعت وزارة المالية عن مطالبتنا بالوضعية الشهرية وكتفت بالوضعية كل ثلاثي أما وزارة التربية لا زالت متمادية في خطئها .
لذا عليها بتغيير القانون أو تقتفي أثر وزارة المالية وتكتفي بالوضعية كل ثلاثي وفي نهاية السنة المالية .

1- بالنسبة للنقطة الاولى : ربما لم أتمكن من إيصال الفكرة،كنت أريد أن أقول : لماذا يمضي المقتصد في الوضعية المالية كل شهر وهو لا يمضي على السجلات كل شهر ؟؟؟؟ أليست هذه الوضعية تلخص ماهو مدون في السجلات في تاريخ معين ؟؟؟

2- بالنسبة للنقطة الثانية : هل أنتم في ولايتكم مطالبون بالوضعية المالية من طرف الخزينة في نهاية كل ثلاثي وليس في نهاية كل شهر ؟؟؟؟ نحن ننجزها شهريا نسخة الى الخزينة ونسخة اخرى الى مديرية التربية .

قالت فردوس :


1- بالنسبة للنقطة الاولى : ربما لم أتمكن من إيصال الفكرة،كنت أريد أن أقول : لماذا يمضي المقتصد في الوضعية المالية كل شهر وهو لا يمضي على السجلات كل شهر ؟؟؟؟ أليست هذه الوضعية تلخص ماهو مدون في السجلات في تاريخ معين ؟؟؟

2- بالنسبة للنقطة الثانية : هل أنتم في ولايتكم مطالبون بالوضعية المالية من طرف الخزينة في نهاية كل ثلاثي وليس في نهاية كل شهر ؟؟؟؟ نحن ننجزها شهريا نسخة الى الخزينة ونسخة اخرى الى مديرية التربية .


الجواب : لقد تطرقت لهذه النقطة بالذات إنه خطأ قانوني
حسب إعتقادي أن المقتصد يؤشر على الوضعية المالية الشهرية لأنه هو المنجز للوثيقة من ناحية وهو كذلك من قام بتحصيل الإيرادات المثبتة ودفع النفقات الملتزم بها الآمر بالصرف .
ج2- نعم نحن ننجز الوضعية المالية كل فصل في ثلاثة نسخ ( واحدة تحتفظ بها الخزينة - وواحدة نسلمها للمديرية - وواحدة نحتفظ بها في المؤسسة )
إن لم يخونني الظن نحن نعمل بهذه الطريقة منذ 2012

منشور وزارة المالية رقم 03 المؤرخ في 07/07/1998 والمتضمن مراقبة تسيير المؤسسات العمومية ذات الطابع الإداري.."ويحتوي على النموذج الرسمي للوضعية المالية الشهرية التي ندفعها للخزينة"..



المنشور موجود في منتدى مستغانم من أراد أن يطلع عليه فليتوجه إلى المنتدى لنقله ووضعها في منتدانا لأني حاولت ولم أوفق لأنه على شكل صورة