محاسبة الخزينة في المؤسسات التربوية

كون كل عون للمصالح الاقتصادية المسير لأي مؤسسة تربوية ، لا يمكنه الامضاء على صك لا يجعل منه موظفا مميزا على الاخرين و بالطبع الطابع العلائقي المميز مع مصالح الخزينة هو الذي يجعله مميزا على الاخرين، فما بالك اذا كان هذا الطابع يعتمد على المعاملة الشخصية او بالأحرى على المسؤولية الشخصية للمسير.

و عليه بات من الضروري الانتباه لهذه الصفة التي تؤثر بصفة منفردة على المسيرين دون غيرهم، و تجعلهم عرضة لكثير من التحديات سواء على الصعيد الاداري او المحاسبي، و تجاه الوصايات المتعددة التربية من جهة و المالية و فروعها من جهة اخرى، و يجب عليه التحلي بالقدرة على التكيف معها بعمل محوري مضبط الحسابات و المدونات والوثائق،

و لا حرج ان يعترف الانسان بانها اكثر المهام مثيرة للجدل في سلك الاقتصاد، و لكي نتمكن من الاضطلاع بها على احسن وجه وجب علينا التحكم في كل مراحل تسييرها و مختلف السجلات و الوثائق المنظمة لمهمة المحاسب:

و يمكن حصر اهم سجلات و وثائق تسيير محاسبة الخزينة فيما يلي:

1. دفتر الحساب الجاري للخزينة

2. وضعية الحسابات الشهرية

3. كشوف او سجل المقاربة لدى الخزينة

4. دفتر الصكوك

5. دفتر متابعة الصكوك

6. البرامج المساعدة على رقمنة متابعة و توقيف الحسابات



1. دفتر الحساب الجاري للخزينة: هو سجل يضاف الى السجلات المحاسبية المنظمة لحسابات المصالح الاقتصادية داخل المؤسسات التربوية يتابع حركة الاموال عبر ح ج خ لكل مؤسسة ، و هو الحساب الاكثر تداولا في المحاسبة في المؤسسات التربوية بحيث تدون عليه كل معلومات الايرادات و النفقات المتعامل بها عبر ح ج خ للمؤسسة و يستخرج الرصيد في كل نهاية عملية تغيره و كذلك تدون التحويلات الداخلية لصندوق المؤسسة من النقد الى الخزينة و العكس ، حيث تدون كل المعلومات بالتفصيل: التاريخ، رقم الصك، موضوع والمستفيد من مبلغ النفقة، موضوع و صاحب الايراد، كما يتابع هذا الدفتر محاسبتين الاولى الخاصة بالمؤسسة و الثانية تلك الخاصة مصالح الخزينة و هناك عملية نقوم بها شهريا ودوريا و هي عملية المقاربة التي سنفصلها لاحقا.



2. وضعية الحسابات الشهرية: و هي وثيقة نسجل عليها المجاميع و الارصدة المستخرجة اخر كل شهر لإيداعها الى الخزينة بواسطة ختم يؤكد الاستلام،

3. كشوف او سجل المقاربة لدى الخزينة:في اخر كل شهر نستلم مستخرج من حسابنا من الخزينة الذي يعلمنا بالعمليات التي تم التكفل بها من طرف مصالح الخزينة و التي تخص حساب مؤسستنا ، و هذه الوثيقة تسمح لنا بالتعرف على الرصيد المستخرج باسم مؤسستنا في حسابات الخزينة بمقارنته بالرصيد الموجود في حساباتنا في دفتر المؤسسة يمكن استخراج الفرق الذي يمكن ان يكون ايرادا او صكا لم يتكفل بهما من طرف مصالح الخزينة، الذي يمكن ان نقوم بتفصيلهما على وثيقة تسمى كشف المقاربة لـ: ح ج خ، و يمكن ان تكون في شكل سجل، تدون عليها رصيد المؤسسة و الرصيد المسجل على كشف حسابات الخزينة و يستخرج الفرق ثم يفصل الفرق في الاسفل و عليه يكون دورنا المحوري و هو تسهيل الربط بين هيئتين كل تحسب حساباتها و على الوكيل المعتمد ان يقرب بين الطرفين الى غاية التطابق،

4. دفتر الصكوك:ان الهامش المخصص الموجود جنب الصك قبل فصله على الدفتر المخصص للصكوك، به شريط معلومات جد مهم، للأسف الكثير و الكثير من المسيرين لا يولونه اهتماما بالرغم انه يمكن ان يكون الاكثر اهمية عندما نريد القيام بدفع استعجالي، او مقارنة حسابية مطمئنة بينه و بين حسابات دفتر ح ج خ ، فنجد في الاعلى الرصيد الموجود في الصك السابق ثم نضيف ما تم قبضه من ايرادات في ذلك اليوم في ح ج خ ثم نجد المجموع ثم يأتي مبلغ الصك المراد دفعه ثم يستخرج الرصيد الذي ينبهنا فورا، هل رصيدنا كاف للتكفل بالمبلغ المراد دفعه ام لا،و يمكن مقارنته مع باقي المبالغ الموجودة في الوثائق الاخرى و السجلات. و في حالة الغاء صك يلصق الصك في مكانه الذي انتزع منه و يكتب عليه سبب الالغاء او الاستبدال .

5. دفتر متابعة الصكوك: ان هذا الدفتر يمسك و تدون عليه ارقام الصكوك فور استلام الدفتر و يدون مقابل كل صك الرصيد السابق ثم الايرادات المجموع ثم مبلغ الصك ثم الرصيد على غرار الدفتر اليومي للصندوق. و هكذا يشكل لنا هذا الدفتر ارشيفا منظما ز رسميا لمتابعة الصكوك منذ افتتاح حساب المؤسسة الى غاية غلقها.

6. البرامج المساعدة على رقمنة متابعة و توقيف الحسابات: ان البرامج المتنوعة في المعلوماتية، مجعولة لتساعدنا على التتبع الالي لمجريات كل العمليات السابقة الذكر بدءا من دفتر ح ج خ الى غاية دفتر متابع الصكوك، و يمكن ان نختصرها في جدول تطبيق اكسيل حسب المطلوب، ورقة تتابع حسابات المؤسسة و ورقة تتابع حسابات الخزينة وورقة ثالثة للمقارنة والمقاربة،

الورقة الاولى: التاريخ – موضوع الايراد او النفقة او التحويل – صاحب الايراد او النفقة او التحويل – مبلغ الايراد – مبلغ النفقة –الرصيد المبرمج بجمع (الرصيد السابق + ايراد اليوم – نفقة اليوم ) للحسابات المدونة في المؤسسة

الورقة الثانية: التاريخ – موضوع الايراد او النفقة او التحويل – صاحب الايراد او النفقة او التحويل – مبلغ الايراد – مبلغ النفقة –الرصيد المبرمج بجمع (الرصيد السابق + ايراد اليوم – نفقة اليوم ) للحسابات المدونة في الخزينة

اما الورقة الثالثة فهي عبارة على مقارنات مستخرجة ومبرمجة لكي نتحصل على كشف المقاربة او وضعية الحسابات اخر الشهر او اي معلومة حول الصكوك او النفقات او غيرها من الاستعلامات المجاميع او غيرها بشكل دقيق و سريع.

الخاتمة:

ان التحكم في هذا الجانب المهم من المحاسبة العمومية تساعدنا على ضمان دقة عالية في تبرئة ذمتنا من كل اشكاليات التسيير الناجمة عن حركة الاموال، و شفافية في تسيير اموال الدولة بحيث تؤدي الى تتبع كل دينار تم تداوله عبر الح ج خ الذي نحن مسؤولون عنه شخصيا، و تطمئن قلوبنا حين نجد تطابقا في كل الحسابات التي تم توقيفها عبر السجلات المتنوعة،

ان المسير الجيد الذي يترك الاثر الواضح لحساباته لغيره، الامر الاساس في تكوين الاخرين المتتبعين للأثر.