منهجية إعداد تقرير

ا بداية السلام عليكم ورحمة الله تعالى وبركاته

اخ يويو هذا التقرير الذي قمت به في تربصي الميداني بإختصار


في يوم 03 أفريل 2011 إلتحقت بثانوية ……………… لإجراء التكوين التطبيقي لمدة 21 يوم بعد ما سلمت ملفي التطبيقي لمدير المؤسسة إطلع عليه تم توجهنا إلى مكتب المقتصد و تعارفنا على بعضنا ثم تطرقنا إلى مهام المقتصد و صلاحياته في المؤسسة التعليمية حيث نجد للمقتصد ثلاث صلاحيات هي : تربوية - إدارية - مالية
يمارس المقتصد نشاطات إدارية و تربوية ومالية و محاسبية. يكلف المقتصد و من يقوم بوظيفته بالتسيير المالي و المادي للمؤسسة و يكون بهذه الصفة عونا محاسبا و يشارك في تربية التلاميذ و تكوينهم و يكون في وضعية القيام بالخدمة في المؤسسة
- يكلف المقتصد تحت سلطة مدير المؤسسة بتسيير الوسائل المالية.
- يقوم المقتصد بوظيفة العون المحاسب.
- يعتبر المقتصد من المساعدين المباشرين لمدير المؤسسة .
- يتلقى المقتصد التعليمات و التوجيهات من مدير المؤسسة .
- يلزم المقتصد بالحضور الدائم في المؤسسة في الليل أو النهار .
- يكون المقتصد عضوا شرعيا في جميع المجالس القائمة في المؤسسة باستثناء مجالس الأقسام حيث يمكن استدعاؤه للمشاركة في اجتماعاتها بصفة استشارية عند الضرورة .

النشاطــــــات الإدارية :
يتولى المقتصد تحت إشراف و مسؤولية المدير بالعمليات المالية الخاصة بالآمر بالصرف في جانب إثبات و تصفية الايرادات و الأمر بالصرف و تصفيته في جانب النفقات .
تشتمل هذه المهام الإدارية التي يمارسها المقتصد في :
- إعداد مشروع ميزانية المؤسسة
- تحضير القرارات المعدلة للميزانية
- القيام بعمليات التحقيق و التصفية في مجال الإيرادات
- القيام بعمليات الالتزام و التصفية في مجال الصرف
- إعداد الصفقات و العقود
- ضمان التموين ومتابعة الاستهلاك
- إجراء الجرد العام و الجرد الدائم
- إمساك الملفات المالية لموظفين

النشاطــــــات التربوية:
تتعلق النشاطات التربوية التي يمارسها المقتصد بالمشاركة في الآتي :
- تدعيم العلاقات المنسجمة ضمن الجماعة التربوية
- تحسين الشروط التي يجرى فيها تمدرس التلاميذ
- تطوير النشاطات التربوية و الاجتماعية
- تفقد الوسط المدرسي و حمايته
- العناية بالحياة في النظام الداخلي
- تطوير العلاقات مع أولياء التلاميذ
- توفير الوسائل التعليمية المطلوبة للأداء الأنشطة التربوية و يسهر على صيانته

النشاطات المــــالية والمحاسبـــــــة :
- مكلف بعملية الدفع و التحصيل
- يعد الدفع الأجراء الذي يتم بموجبه إبراء الدين العمومي
- يعد التحصيل الأجراء لقبض الديون العمومية

- ضمان حراسة الأموال آو السندات آو القيم آو الأشياء آو المواد المكلف بها وحفظها
- تداول الأموال و المستندات و القيم و الممتلكات و العتاد والمواد .
- حركة الحسابات المتعلقة بالأرصدة و الموجودات .
- هو مسؤول شخصيا وماليا على العمليات الموكلة إليه
ثم تطرقنا إلى السجلات المحاسبة و كيفية التسجيل فيها سواء كانت خاصة بالإيرادات أو النفقات و كذلك فترات توقيفها

.السجلات و الوثائق الخاصة بالإيرادات
دفتر الوصولات : كل الإيرادات مهما كان مصدرها ومهما كانت طبيعتها فإنها تسجل في دفترأو عدة دفاتر للوصولات حسب طبيعة وحجم الإيرادات بكل مؤسسة (كل ايراد محل وصل) مختومة ومرقمة من طرف الآمر بالصرف والتى تحمل العبارة التالية : " يحتوي دفتر الوصولات على ......ورقة .....وصلا مختوما ومرقما من طرفنا نحن ( اسم ولقب ) مدير المؤسسة بالسماح للسيد ( اسم ولقب ) المسير المالي ، بتسجيل كل إيرادات المؤسسة ، وتفتح الدفاتر في بداية السنة المالية مباشرة وتغلق في نهاية السنة وترقم كالتالي رقم 01/2010 رقم 02/2010 الخ..........مع متاابعة الترقيم على الوصول أي آخر وصل في الدفتر رقم 01/300 الدفتر رقم 02 /301 الخ...
ملاحظة : لايمكن ان يكون دفتر ثان موازي لدفتر الوصولات الأصلي .
نسجل في الوصل المعلومات التالية : رقم الوصل ، اسم المستفيد ، الموضوع ، المبلغ ، بالحروف والارقام ، البند المخصص ، طريقة التحصيل ( نقدا – ح ج خ – بأمر ) التاريخ ، الامضاء ، الختم . يمكن للعون المكلف بتسجيل الايرادات امضاء الوصل وتسليمه الى المعني نيابة عن المسير المالي .
ينقل مبلغ الوصل في خانة إيرادات اليوم ، وينقل في نفس الوقت في خانة الايرادات من 01/01/.. الى اليوم : بعد جمعه مع الإيرادات السابقة . يوقف دفتر الوصولات عند كل صندوق وفي نهاية كل الشهر يوقف بالأرقام وبالحروف و تؤشر من طرف الآمر بالصرف والمسير المالي وكذا في نهاية السنة المالية وتلغى( تشطب ) جميع الوصول المتبقية في الدفتر الأخير مهما كان عددها ، ويفتح دفتر جديد للسنة المالية الموالية .

سجل الايرادات : يكون مختوما ومرقما من طرف الامر بالصرف ويسجل فيه رقم الوصل وموضوعه واسم المستفيد، أما المبلغ فانه يسجل في العمود الاول الخاص بكل الايرادات والعمود الثاني اذا كانت الايرادات في الميزانية وفي العمود الثالث اذا كانت الايرادات خارج الميزانية ثم ينقل في أحد الاعمدة حسب البند المخصص له ، توقف الاعمدة الثلاثة عند نهاية كل صندوق وتوقف كل الاعمدة ( السطر كاملا ) مع التأشيرة من طرف المدير والمسير المالي عند نهاية كل شهر ويظاف اليه التوقيف بالحروف ، ولا ينتهي السجل بنهاية السنة المالية بل يتواصل لعدة سنوات .

سجل الحقوق المثبتة : نتحدث عن هذا السجل باختصار حيث بواسطته يمكننا تثبيت حقوق الإطعام بالنسبة للتلاميذ الداخليين ونصف الداخليين بالمؤسسة ، فعبد انجاز حالة أول أكتوبر وتسليمها إلى المسير المالي يشرع في مسك وإعداد هذا السجل فيقسم إلى ثلاث أقسام :
- القسم الأول : مخصص للداخليين ، تخصص صفحة أو صفحتان حسب تعداد الفوج كما يترك مجال للحركة من دخول وخروج التي تنتج خلال السنة الدراسية .
- القسم الثاني : للنصف الداخليين نفس الحال مثل القسم الأول .
- القسم الثالث : يخصص للخارجيين وهذا ضروري هو الآخر لكي نسجل فيه حقوق المراسلات ونظبط به التعداد العام .
وفي أخر كل شهر مدير الدراسات أو مستشار التربية يحرر وثيقة عددية مؤشرة من طرف مدير المؤسسة والتي بواسطتها يمكننا مراقبة حركة الدخول والخروج التي تمت خلال الشهر المنصرم وهذه الوثيقة تسمى ( كشف التلاميذ الحاضرين في آخر الشهر)

كل التلاميذ المسجلين في حالة أول أكتوبر فهم حتما يثبتون في الثلاثي الجاري ويرمز لهم 1 لكل شهر و ½ لنصف الشهر .وفي أخر الثلاثي يجمع تعداد لكل شهر وكذلك المبالغ المدونة في حالة التحقيق والمبالغ المقبوضة وتنقل الى أخر السجل في صفحة المجاميع حيث تلخص كل الإيرادات والمبالغ بدون قيمة
والمبالغ غير المقبوضة ويختم من طرف الامر بالصرف في نهاية كل ثلاثي ، وهذه الحوصلة تنقل الى السجل المفتوح لدى الخزينة في الورقة المخصصة للبند 212 ( الاطعام ) جهة التثبيت وفي المقابل جهة التحصيل نسجل رقم الوصولات وتاريخ التحصيل والمبلغ المحصل .

سجل الحسابات المفتوحة لدى الخزينة :
هذا السجل مخصص لايرادات الميزانية ، حيث يخصص لكل بند من بنود ايرادات الميزانية صفحة ، والصفحة تحتوي على شقين ،
الشق الاول مخصص للتثبيت (Constatation) والشق الثاني من الصفحة مخصص للتحصيل (Recouvrement) ، وتكون كل صفحاته مرقمة ومختومة من طرف الامر بالصرف ويكتب في اعلى الصفحة اسم البند والسنة المالية ، والصفحة توجد فيها عدة خانات في كل خانة الفقرات التابعة للبند
وفي الجهة المخصصة للتحصيل يكتب رقم الوصل وتاريخه والمبلغ وان كانت هذه الإيرادات مصدرها الخزينة فأننا نسجل رقم الحوالة وتاريخها الخاص بالخزينة ، وهذه المعلومات مهمة لأننا نحتاج لتسجيلها في وثيقة الحساب المالي ، كما إن هذا السجل يبقى يتواصل لأكثر من سنة مالية ويوقف عند نهاية كل ثلاثي بالأرقام والحروف وفي أخر السنة المالية مع تأشيرة المقتصد والمدير.
وفي حالة عدم تطابق الشق الأيمن (Constatation) مع الأيسر (Recouvrement) يعني ذلك عدم تساوي تثبيت الإيرادات مع تحصيلها فانه يوجد مبلغ غير مقبوض R.A.R)) وفي هذه الحالة تجمع كل المبالغ غير المقبوضة حسب مختلف البنود وتوضع في السنة الموالية في بند واحد 416 وتوضع في الشق الخاص بالتثبيت وعند تحصيلها تسجل مثل باقي الإيرادات ، وتسقط من وثيقة المبالغ غير المقبوضة الموجودة في الحساب المالي ( وثائق مرفقة ) .
ملاحظة : ان المبالغ المسجلة في الميزانية والمقدرة للاتلافات تعتبر تقديرات أولية فقط وليست تثبيت للإيرادات ، تدخل في التثبيت الا بعد انجاز وصل الاتلافات من طرف مستشار التربية .

السجل الخارج عن الميزانية :
هذا السجل يخص الايرادات والنفقات الخارجة عن الميزانية بحيث يخصص لكل بند ورقة أوأكثر حسب حركة أموال البند ، تسجل فيه كل المعلومات من رقم الوصل وتاريخه ومبلغه و مصدره ويكون هذا السجل مختوم ومرقم من طرف الامر بالصرف ويوقف عند نهاية كل الثلاثي بالارقام و بالحروف و كذا في نهاية السنة المالية مع التأشيرة من طرف الامر بالصرف والمسير المالي ، و رصيده لا ينتهي بنهاية السنة المالية .
اما الرصيد فانه يبقى ينقل ويظاف اليه الإيرادات وتنقص منه المصاريف و يبقى مجموع الايرادات مطابقا لمجموع سجل الإيرادات و مجموع المصاريف مطابقا لمجموع سجل النفقات

دفترحساب الجاري للخزينــــــــــــة : تسجل فيه كل العمليات المالية الخاصة بالإيرادات والنفقات عن طريق الخزينة بحيث يسجل فيه تاريخ الإيراد والمبلغ والموضوع وتاريخ النفقة والمبلغ والموضوع ورقم الصك وفي نفس الوقت يحدد الرصيد ، ويختم ويرقم من طرف أمين الخزينة .

الوثائق و السجلات الخاصة بالنفقات:
سجل النفقـــــــــــــــات : هو سجل رئيسي يتم بواسطته التحكم ومراقبة عمليات الإنفاق المالي التي تقوم بها المؤسسة سواء كانت ضمن حسابات الميزنية أو الحسابات خارج الميزانية ، وبمعنى آخر فان أي مبلغ تنفقه المؤسسة لا بد أن يقيد في هذا السجل حيث يحتوي على أعمدة تصنف النفقات وأسطر تساعد على التسجيل المحاسبي الجيد ، كما تسجل النفقات حسب الرقم التسلسلي للحوالات وتصنف ضمن

البند الخاص بها بعد قيد كل المعلومات المسجلة على الحوالة ، وهناك ملاحظات أخرى تتعلق بهذا السجل نوجزها كمايلي :
o تجمع كل أعمدة السجل في نهاية كل شهر مع تأشيرة المدير والمسير المالي
o يوقف في نهاية كل شهر بالأرقام والأحرف مع تأشيرة المدير والمسير المالي .
o مراقبة النتيجة بالأرقام عند نهاية كل صفحة مع مطابقة المجموع العام للنفقات العمودين الأساسيين
o عند نهاية السنة المالية يجب توقيف سجل النفقات بالارقام والحروف ويؤشر من طرف رئيس المؤسسة والمسير المالي .

سجل الممونيـــن : يعتبر هذا السجل وثيقة هامة لأنه يمكننا من مراقبة فواتير المشتريات وانجاز الدفع واتمامه ، ويمسك انطلاقا من بطاقات الطلب عموما ووصل التسليم خصوصا ، كما يسمح هذا السجل بمراقبة النوعية والكمية للأشياء المطلوبة .(و يحتمل ان لا يكون التسليم مطابقا لبطاقة الطلب ) يتم تسجيل الدخول بهذا السجل الذي يتضمن عادة : التسمية، رقم السجل التجاري ، الرقم الجبائي ، رقم التعريف الإحصائي ، العنوان الصحيح ، رقم الحساب ، الكمية المسلمة ، الثمن الفردي والمبلغ ، بعد مراجعة الفاتورة : الكمية ، الثمن ، المبلغ ، المجموع العام، وبعد تسجيلها في سجل الصندوق اليومي ، يجب تسجيل معلومات الدفع باللون الاحمر على سجل الممون وهي :(رقم الحوالة ، تاريخ الدفع ، المبلغ .)

بطاقة الالتزام والدفع : تستعمل هذه البطاقة لكل بند من البنود وتحتوي على قسمين : قسم خاص بالالتزام تدون فيه معلومات تتعلق بسند الطلب وقسم ثاني يتضمن معلومات مأخوذة من حوالة الدفع خاصة بالتسديد ، كما تمكننا هذه البطاقة من معرفة الرصيد الحالي المتوفر في أي بند من البنود حتى لا نقع في تجاوز للاعتمادات المفتوحة ، وفي آخر السنة يتم توقيف بطاقة الالتزام والدفع على ان يكون مبلغ الالتزام مساويا لمبلغ الدفع .

سجل الصندوق اليومي : الصندوق هو عبارة عن عملية تتم من خلالها حركة جمع وضبط الاموال اليومية سواء كانت مداخيل أو مصاريف .
ان عملية جمع المداخيل اليومية مطروحة منها المصاريف لنفس اليوم وصولا الى ضبط كل العمليات الحسابية تنتهي عند نهاية اليوم بتوقيف حساب الصندوق يشرف المقتصد شخصيا عن توقيف الصندوق اليومي وهذا عند حدوث أي حركة مالية ، لكونه هو المسؤول الشخصي عن الصندوق ( لا يمكن باي حال من الاحوال انجازعدة صناديق في نفس اليوم ).نجاز حالة الصندوق :بعد التعرف على جميع السجلات المحاسبة قمنا بتوقبف الصندوق ولكي نقوم بتوقيف الصندوق عند نهاية اليوم والوصول الى تحديد رصيد المؤسسة لا بد من :

تحضير السجلات المحاسبية التالية :
- دفتر الوصولات.
- سجل الإيرادات .
- سجل المصاريف.
- دفتر حساب الخزينة .
- دفتر الحساب الجاري البريدي.
- دفتر الأموال النقدية

استخراج الأرصدة الموجودة في الحسابات الجارية
- الحسابات الجارية " البريدي – الخزينة ".
- الاموال النقدية في الصندوق الحديدي وكذا التسبيقات .
وعند توقيف الصندوق عند نهاية الشهر أو السنة يجب توقيف كل السجلات واظافة السجلات الملحقة التالية :
- سجل الحقوق المثبة - جدول الجوالات المدفوعة - السجل المفتوح لدى الخزينة.
- سجل خارج الميزانية .



دفتر الصندوق : فهو سجل تابع لسجل الصندوق اليومي ينقل فيه أرصدة كل الصناديق اليومية من نفس الشهر في الأيام المطابقة لها وتجمع شهريا.

كيفيات توقيف السجلات المحاسبية:
1) التوقيف اليومي
يجب أثناء أي حركة أموال سواء إيرادات أو نفقات او تحويلات داخلية ويكون أخر اليوم
2) التوقيف الشهري :
ويكون عند نهاية كل شهر ولو على بياض وتوقف فيه السجلات الأساسية بالأرقام فقط ( السطر كاملا مع تأشيرة المدير والمسير المالي .)
3) التوقيف الثلاثي :
ويكون عند كل ثلاثي وتوقف فيه كل السجلات الأساسية بالأرقام و الحروف والسجلات الثانوية الملحقة بالأرقام فقط مع التأشيرة .
4) التوقيف السنوي : ويكون عند نهاية السنة المالية في 31/12/..... وتوقف فيه كل السجلات الأساسية والثانوية بالأرقام والحروف مع تأشيرة المدير والمسير المالي
ثم إنتقلنا بعد ذلك إلى كيفية إنجاز مشروع الميزانية
تعريف الميزانية :
هي وثيقة تحتوي على جميع الإيرادات المحددة والنفقات المرخص بصرفها لسنة مالية
محددة من 01 جانفي إلى 31 ديسمبر.
تنجز كمشروع يدرج فيه جميع الإيرادات المتوقع تحصيلها بناء على مقررات إدارية
بحيث تكون مفصلة وموزعة على مختلف أبواب الميزانية شق الإيرادات.
أما الشق الثاني فمخصص للنفقات المسموح بصرفها وهي الأخرى تكون موزعة على
مختلف الأبواب والبنود والفقرات.
إذ لابد من عرض هذا الشروع على مجلس التربية والتعليم أومجلس التوجيه والتسيير
ويكون قابل للتنفيذ بعد مصادقة السلطة الوصية عليه.
الوثائق الضرورية لإنجاز مشروع الميزانية
1 المنشور الوزاري الخاص بإعداد ميزانية التسيير
2 حالة التلاميـــــــــــذ عند أول أكتوبر
3 البطاقة الوصفيــــــــــــــة 933
4 البطاقة الوصفــــــــــــــة 934
5 قائمة الطاولة المشتركــــــــــــــة
6 قائمة التلاميذ الممنوحيـــــــــــــن
7 مقرر إعانة التسييـــــــــــــــر
و بعدها إنتقلنا إلى كيفية إنجاز الحساب المالي للمؤسسة
تعريــف : الحساب المالي هو وثيقة مالية تبين الحوصلة المالية الدقيقـة المتمثلـة فـي تنفيـذ العمليات المالية المسجلة في الميزانية المصادق عليها و الحسابات خارج الميزانية المنفذة من طرف الآمر بالصرف ) مدير المؤسسة ) والمحاسب (المسير المالي . (
تعتبر هذه الوثيقة حوصلة كل ما دون في السجلات الحسابية الخاصة بالآمر بالصـرف و المحاسـب كـل فـي مجـال اختصاصــه.






تنبيـــــــــه:
يلفت الانتباه إلى أن كل تأخر في إرسال الحساب المالي يؤدي بصاحبه إلى غرامة مالية معتبرة مهما كانت التبريرات .
وفي حالة إهمال أو غياب الآمر بالصرف أوالمحاسب ينجز الحساب المالي من طرف الآمر بالصرف والمحاسب الحالي مع تسجيل الملاحظة التالية:
هذا الحساب المالي أنجز حسب العمليات الحسابية المسجلة على السجلات والوثائق الحسابية الحقيقية في عهد .
الآمر بالصرف السيد(ة)............................................
المحاســـــب السيــــد(ة)...........................................

ثم إنتقلنا إلى الجرد العام و الجرج الدائم و جرد المكتبة و كيفية الإعتناء بالجرد العام و سجل المكتبة و كذا بطاقات المخزون و في الخير إنتقلنا إلى الخدمة الداخلية و كيفية تفقد المحلات " الأقسام ، المخابر و الورشات ، المطعم و غيرها

1 - آليات التخزيــــــــــن

يحتاج التخزين إلى آليات يمكن حصرها في ثلاثة عناصر أساسية:
أ -الإنسان باعتباره العنصر الفعال في كل عمليات الحياة
ب ـ وسائل القياس مثل الوزن والكيل ومكان التخزين ....
ج ـالنصوص القانونية التي تسير العملية.

2 - مفهوم التخزين
تلجأالمؤسسات باختلاف أنواعها إلى التخزين وذلك لمواجهة إحتياجاتها المستقبلية في الأوقات المناسبة وبالكميات المطلوبة باعتبار التخزين أحد أنشطة التموين
فهو وظيفة تحافظ على الأشياء لحين الحاجة إليهاووظيفة تقوم على أساس تخطيط وتنظيم للموادالمخزنة والسيطرة عليها بهدف تدفقها باستمرار.

3 - أنواع المخزونات وشروط التخزين
بالمؤسسة التربوية مخزون وحيد في انتظار الإستهلاك بخلاف المؤسسات الإقتصادية والإنتاجية الأخرى.غير أن المواد المخزنة بالمؤسسة التربوية تستوجب تخصيص أمكنة التخزين حسب طبيعة هذهالمواد والغالب نجد بها المخازن التالية:
أ - مخزن المواد الغذائية: ومصدر مواده مشتريات البند 211 (التغذية) وهنا يجب مراعاة شروط التالية:
* النظافة : تخضع نظافة المحلات (المخزن وأماكن تداول الأطعمة ) إلى إجراءات المرسوم رقم53/91 المؤرخ في 23 فبراير 1991 المحدد لشروط حفظ وتقديم وتخزين المواد المعدة للاستهلاك البشري ووضع ضوابط لتخزين وتكييف هذه السلع والمواد ومن اهمها:
- ألا تكون محلات حفظ مثل هذه المواد متصلة إتصالا مباشرا بأماكن حفظ الثياب ودورات المياه ويمنع وصول الحيوانات الآهلة إليها.
- يجب أن تكون تهوئة جيدة لمنع ماء التكاثف ومما سبق ذكره نستنتج بأن العناية الفائقة بمخزن التغذية تحافظ على حياة التلاميذ المتمتعين بالنظامين الداخلي ونصف الداخلي فاللحوم تحفظ في غرف التبريد مع مراعاة مدة صلاحيتها ومراعاة مدة صلاحية المصبرات أما الخضر والفواكه والتمور فتحفظ في أماكن نظيفة بها تهوئة مناسبة وعموماوجب مراعاة الوقاية التامة لمثل هذه السلع أثناء النقل والتخزين والإستعمال.


ب – المخزن العام : مكان يخصص لحفظ المواد الأخرى والخاصة بالمصالح المشتركة إذ لابد من توفر رفوف لتسهيل ترتيب المواد المختلفة بغرض سهولة الوصول إليها عند الحاجة.
ج - مخزن المواد واللوازم المخبرية: يتكفل بها المخبري وتتطلب شروط خاصة لمنع إحتكاك الموادالكيميائية ببعضها.

4 - إجراءات التوثيق والوثائق الضرورية
من خلال ماتقدم نتطرق إلى إجراءات توثيق إستلام وتسليم المواد في إطار الجرد الدائم
حسب التشريع المعمول به : القانون 90/21 والمنشور 143 المؤرخ في 30/07/1997.
والمقصود من الجرد الدائم كما جاء بالمنشور هو التكفل بكل الوسائل والعتاد والمواد الأولية المستعملة سواء كانت مشتريات أو تبرعات لفائدة المؤسسة والتي لا تستوجب تسجيلها بالجردالعام نظرا لقيمة شرائها أو إستهلاكها بمجرد الإستعمال الأول.
وتتحكم في هذه العملية قاعدتين أساسيتين:
أ- التحكم والمتابعة في استعمال هذه الوسائل والمواد المستهلكة .
ب ـ المراقبة الدقيقة للوسائل الموجودة.
وكقاعدة عامة إن كل تموين مستلم يقابله وصل استلام يحدد فيه النوع والكمية والتسعيرة وكل مادة تفتح لها بطاقة مخزون برقم معين ويقابل كل خروج وصل موقع من قبل مسؤول المصلحة المستفيدة.
الوثائق الواجب توفرها لتوثيق تسليم واستلام المواد في إطار الجرد الدائم:
1 - مواد التغذية:إن الوثائق الإجبارية لتسيير هذا النوع من المخزون كما جاء بالمنشور 143/97
•المخطط الغذائي الأسبوعي يؤشر من قبل مدير المؤسسة والمسير المالي والطبيب المدرسي والهدف منه توفير وجبة صحية للتلاميذ وبناء عليه يتم توفير المواد الغذائية اللازمة
•وثيقة الوصل مابين مسؤول المخزن ورئيس الطباخين ومصالح المقتصدية .
•تعداد التلاميذ المسجلين بالنظام الداخلي والنصف داخلي إضافة إلى قائمة الموظفين المسجلين بالمائدة المشتركة+الضيوف.
•بطاقة المخزون
•ورقة الإستهلاك اليومية تمسك من قبل عون تابع للمصالح الإقتصادية.
إجراءات التوثيق بالنسبة للتغذية:
أ- الإستلام :
بعد إعداد المخطط الغذائي الأسبوعي ولضمان إعداد الوجبات يتم تحرير بطاقة طلب بالمواد المطلوبة خلال الأسبوع يكون مؤشر من طرف المدير والمقتصد تسلم النسخة الأصلية للممون والنسخة الثانية يحتفظ بها المخزني لاستقبال السلع ومقارنتها بوصل التسليم الذي يحرره الممون وبمجرد إستلام السلع يفتح لكل مادة بطاقة مخزون حسب المواد المدرجة بورقة الإستهلاك اليومية شريطة أن تكون مرقمة ترقيما تصاعديا كما يجب ملء هذه البطاقات بكل دقة وعناية (الرمز-تعيين المادة- التاريخ- رقم سند الطلب-المصدر-الكمية –السعر الفردي).دون إهمال مراقبة السلع من حيث النوعية والكمية المطلوبة.وتسجل المواد المستقبلة في سجل الدخول الخاص بالمواد الغذائية.
ب– التسليم:
يتم خروج المواد من مخزن التغذيةمقابل سند خروج يوضح نوع المواد والكميات المطلوبة ويدون محتواه على بطاقات المخزون المختلفة مع ذكر رقم السند وتاريخه على ان يتم استخراج المخزون المتبقي على مستوى بطاقات المخزون والتي تكون مطابقة تماما لورقة الإستهلاك اليومية.







التوصيات هامة :
- تأمين المفاتيح .
- توحيد التصنيف .
- تطوير الثقافة الإستهلاكية .
- إنجاز أختام لأمناء المخازن .
- تأشيرة المخزني على مختلف الفاتورات كدليل على الخدمة المؤداة .
- المسار الإبرائي لحركة المواد إبتداء من بطاقة الطلب وصولا إلى العملية النهائية وهي إنجاز الحوالة ثم التسديد :
1 - بطاقة الطلب: تكزن في 03 نسخ
*نسخة للممون
*نسخة للمخزني
* نسخة للمقتصد .
2 - إستقبال المواد: وتسجيلها في سجل الجرد الدائم وبطاقة المخزون
ويعتبر سند الطلب كأمر بدخول السلع والمواد .
3 - تسليم المواد: ويتم تسليم المواد بـ:
* أمر بالخروج
* تسجيل الخروج ببطاقة خروج مع الإمضاء .
4 - الخدمة المؤداة service fait ) )
- التحقق من السلع والمواد وتسجيلها ضمن سجل الجرد الدائم ثم بطاقات المخزون .
- يجب على المخزني أن يؤشر على الفاتورة بعد إستلام السلع والمواد وتعتبر تأشيرة المخزني كشهادة على الخدمة المؤداة .
5 - المتابعة: التحقق من السلع والمواد المسردة في الفاتورة ، والتأكد منها وبعدها يتم تسجيلها على سجل الجرد الدائم ثم بطاقة المخزون.

مســؤول الخدمة الداخليـــة :
من الضروري معرفة جدول توقيتهم الخاص بالمصلحة العامة والذي يجب أن يضبط في بداية السنة الدراسية بمشاركة رئيس العمال ، عمال المصالح الأخرى ( المطبخ، البياضة، قاعة التمريض...) إذ يجب وضع جدول توقيت خاص بهم ، والأوقات والخدمات المفصلة ينبغي أن تكون مكتوبة على أوراق مختلفة الألوان.
وفي التعامل مع العمال يجب محاولة تفهم أوضاعهم الإجتماعية وفهم نفسياتهم مثل :معرفة مشاكلهم ومساعدتهم على حلها إن أمكن لأن العلاقات الإنسانية الطيبة تساعد على حل الكثير من المشاكل التي تعرقل السير الحسن للمؤسسة مع عدم إهانتهم وإهدار كرامتهم ويذلك نتجنب الخلافات والنزاعات التي تعود
بالضرر على السير الحسن للمؤسسة .
مراقبة المحلات : الموظف المكلف بالمصلحة الداخلية يجب أن يتحرك بحيوية ونشاط، إذ لا يهمل أي محل ليتدخل عند ملاحظة أي خلل أو عطل في مكان ما (تنظيف مالم ينظف من المحلات،إصلاح ما يحتاج إلى
تصليح من حنفيات الماء أو الغاز،إصلاح نافذة ،إستبدال مصابيح إنارة....أعمال الصيانة اليومية تسند للعامل المتعدد الإختصاصات ، وفي حالة تعدد العمال المتعددي الإختصاصات توزع عليهم بعدل للقيام بها وفق مسؤولية واضحة ومحددة ويجب العمل على تحسين ظروف العمل للمؤسسة وبإمكانياتها المتوفرةوالتحكم في كل الصعوبات التي تواجهها بإستعمال الذكاء والخبرة المكتسبة وبالإدارة الحسنة نستطيع تحقيق المراد الذي نصبوا إليه.

مراقبة التغذيـة : هو الإهتمام الأساسي للموظف المداوم الأسبوعي ، إذ أثناء تقديم التغذية ينبغي السهر على أن تكون الظروف ملائمة وحسنة لإجتناب كل ما يمكن الإخطاء به مثلا :


*إحتراق الأطعمة.
* المقدار المقدم من الأطعمة يجب أن يكون كافيا.
* نوعية الأطعمة التي ينبغي أن تكون جيدة.
*الإعلام بكل حادث غير منتظر.ومن الواجب كذلك :
*مراقبة إستقبال السلع التي تتم عموما بين الساعة السابعة والثامنة صباحا (معاينة الوزن والنوعية).
*الحضور من وقت إلى آخر أثناء إعداد الطعام.
*الحرص على تقديم الصحون بطريقة جد مقبولة لفتح الشهية.
*السهر على نظافة المطعم والأواني.

عـلاقات المكلـــف بالخدمة الداخليــة :
للمكلف بالخدمة الداخلية علاقات مع جميع الفاعلين بالمؤسسة بحيث يعتبر هو المحور الذي تدور حوله جميع الأعمال التي تصب في إطار تهيئة وتحضير الجو المناسب لتمدرس التلاميذ وعليه فعلاقته بمستشارية التربية تكون بتنظيم الحياة داخل مختلف المرافق ،أقسام،مطعم،النادي،مساحات اللعب والترفيه......كما له علاقات مسؤولية مع المخزني ومصلح العتاد ورئيس العمال وكذا جميع الأعوان وذلك بالتنسيق بينهم وتوجيههم وتحديد أعمال كل واحد منهم.

مساعـــدو الموظـف المــداوم
رئيـــس العمــال:
هو الذي يقوم بمهام الخدمة الداخلية،إذ يمكن للموظف المداوم الأسبوعي الإعتماد عليه في تنظيم وتوزيع ومراقبة جميع الأعمال ،إذ يوضع على رأس مجموع المستخدمين في المؤسسة فهو يكون مسؤول عن:
* يضع مشاريع إستعمال الزمن وجداول العمل في عطل المستخدمين ويعرضها على المقتصد.
* يحصي الأعمال التي ينبغي القيام بها ويوزع الأعمال اليومية على العمال المؤهلين وأعوان المصلحة.
* يسجل تأخرات وتغيبات العمال وأعوان المصلحة ويعمل على تعويض الغائبين منهم.
* يقر قائمة أعوان المصلحة الذين يكلفون بمصلحة الوجبات نظرا لخصال تميزهم عن غيرهم كحسن الهيئة والمظهر والرزانة والنظافة.
* يضبط مواظبة المستخدمين وكيفية سلوكهم ومرودهم.
* يقوم بالسهر على التنسيق بين العمال والمصالح ويساهم عند الإقتضاء في تنفيذ العمال.
* يسهر على حسن إستعمال التجهيزات ومواد الصيانة وعلى أمن المؤسسة ونظافتها.
* يتفقد المحلات وملحقات المباني ليتأكد من حالة نظافتها ومن حسن سير أجهزتها.
* يعطي رأيه حول التنقيط السنوي للمستخدمين.
* يقوم بتكوين أعوان المصلحة وتحسين مردودهم.
مسؤول المخــزن: مكلف بـ :
* مراقبة وضبط دخول وخروج السلع المخصصة للتغذية والصيانة العادية.
* المحافظة على المواد الغذائية والتجهيزات المخزنة ومراقبتها.
* إبقاء المخازن وملحقاتها في حالة صحية جيدة.
* التحكم في إستعمال قائمة المواد الغذائية التي تحتاج إليها المؤسسة.
* يستلم السلع ويتحقق من جودتها وكميتها.
* يسجل عدد المتناولين للوجبات.
* يسهر على حسن سير الأجهزة والمحافظة على صيانة المحلات التي يشرف على تسييرها .
* يساهم في إعداد قائمة المأكولات.


* يساعد مسؤول المخزن في أداء مهمته عون مخزن وينوب عنه في حالة غيابه.
* يقوم مسؤول المخزن في أداء مهمته عون مخزن وتحسين مردوده العملي والتنظيمي.

مسـؤول المطبـخ : مسؤول عن تهيئة الوجبات وبهذه الصفة فإنهيساهم في إقامة جداول المأكولات ومكلف بتنفيذها وتطبيق التوجيهات التي يتلقاها لهذا الغرض.
- يضع قائمة حاجات المؤسسة للمواد الغذائية الضرورية لكل وجبة.
- يوجه وينسق عمل مساعد أو مساعدي الطباخ وأعوان المطبخ وغسلة الأواني.
- يساهم في تهيئة الوجبات.
- براقب تقديم المأكولات وينظم كيفية توزيعها.
- النظافة البدنية لمستخدمي المطبخ ونظافة ثيابهم.
- تنظيف الأواني وتجهيزات المطبخ.
عامل بالمطعـــم: يقوم تحت مسؤولية رئيس العمال أو مسؤول المطبخ بأعمال الغسل والمسح والترتيب لأدوات الطبخ وتجهيز المطبخ والأواني ولوازم تناول الطعام وعند الإقتضاء فإنه يقوم بصيانة محلات غسل الأواني وأجهزتها والعربات،ويمكن أن يدعى للمساهمة في أعمال تهيئة الخضر والأسماك والدجاج.
عمــال الصيانـة المتعددو الإختصاصات : مكلفون بالقيام بالأعمال الجارية الخاصة بالإصلاحات والترميم وتحويل الممتلكات المنقولة والثابتة للمؤسسة وينجزون هذه الأعمال حسب ضرورات المصلحة كالبناء ،الدهن ،الزجاج ،النجارة ،التدفئة والكهرباء ويمكنهم أن يستعينوا عند الإقتضاء بعون أو أعوان يضعهم رئيس العمال.
البستانـــي : يكلف لغاية التجميل ، بصيانة المساحات الخضراء للمؤسسة وبهذه الصفة فإنه يقوم بأعمال زراعة الزهور وغرس الاشجار وتقضيبها وبتصفيف الشجيرات والنباتات المختلفة وبصيانة الأراضي الخضراء والممرات والحواشي وينكن يكلف أثناء التقلبات الجزية بمساعدة العمال المؤهلين في تنفيذ أعمال الإصلاحات المختلفة.
سائقــوا السيارات : يصنفون إلى صنفين:
سائقوا سيارات من الصنف الأول مكلفون بالسياقة والصيانة الدورية للعربات من الوزن الثقيل.
سائقوا سيارات من الصنف الثاني مكلفون بالسياقة والصيانة الدورية للعربات من الوزن الخفيف .
الحـــارس : يقوم بحراسة محلات وملحقات مباني المؤسسة كما يقوم بفتح واغلاق ومراقبة مداخل المؤسسة.
المسؤول عن النــادي : يقوم تحت مسؤوليةالمقتصد بإدارة النادي وصيانته وبالشراء والتموين الدوري لنادي.
أعـــوان المصلحــة : مكلفــون بـ : -صيانة التجهيزات وتنظيف المحلات وملحقات المباني وكذا التجهيز التابع للمؤسسة وبجميع الأعمال اليدوية المتعلقة بنشاط مصالح المؤسسة.
- حراسة المحلات وملحقات المباني وكذا حراسة التجهيز التابع للمؤسسة.
- إستقبال وتوجيه الزائريــــــــن.
- نقل الوثائق والبريد بين مصالح المؤسسة وعند الإقتضاء نقلها إلى الخارج.
- كما يمكن أن يدعى أعوان المصلحة حسب مستوى تأهلهم أو تجربتهم،حسب حاجات وضرورات المصلحة إلى القيام بالأعمال التابعة لمنصب أو مناصب الشغل التالية:عون مخزني،عون مطبخ،بستاني،عون صيانة.........




نظـــام المصلحة الداخليــة :
تنظم المصلحة الداخلية من طرف الإدارة، المقتصد،نائب المقتصد،مساعد المصالح الإقتصادية لما يكون عدد العاملين بها أقل من أربعة، ويكون التوقيت اليومي للموظف المداوم كمايلي:
- من الساعة 07 إلى الساعة 07 و40 دقيقة:جولة في المؤسسة مع مراقبة استقبال السلع.
- من الساعة08 إلى الساعة 08و40 دقيقة :الحضور للمكتب لمعالجة
* تقرير رئيس العمال الذي يعلن فيه غيابات عمال المصلحة،الإتلافات والأشغال الصغيرة الواجبة الإنجاز.
* توزيع العمل على الأعوان المتعددي الإختصاصات بعد مراقبة العمل الذي كلفوا به سابقا.
- من الساعة08و40دقيقةإلىالساعة12 :أعمال مكتبية تتخللها جولات فجائية لمختلف هياكل المؤسسة.
- من الساعة12و10دقيقةإلى الساعة13و10دقيقة: حضـور وجبة الغــداء.
- من الساعة14إلى الساعة 17 : أعمال بالمكتب ودورات تفقدية. وعليه فإن تنظيم المصلحة الداخلية يحسب على أساس 40ساعة أسبوعيا،ويمكن تكييف التوقيت حسب كل نظام وخصوصيات كل مؤسسة،شريطة أن يخدم الأهداف المرجوة وحتى يتسنى لنا تحديد الحجم الساعي لبعض المستخدمين المستفيدين من بعض المنح.كذلك من المستحسن أن تكون المواقيت وتفاصيل الأعمال المدونة على بطاقات بألوان مختلفة وبطريقة تسهل بها مراقبة وتقييم الأعمال أثناء الزيارات الفجائية خلال اليوم، وهذا النوع من الرقابة هو أفضل بكثير من الرقابة المبرمجة.كما أن العلاقات مع العمال ينبغي أن تكون صارمة في غير عنف ولينة من غير ضعف.

و في يوم 02 جوان مساء قمت بتوديع جميع الزملاء الذين ساعدوني على البحث و معرفة جميع الأهمال و مهام المسير المالي في المؤسسة التربوية على أمل أن ألتقي بهم عن قريب إن شاء الله .

بــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــارك الله فيك موفق انشاء الله

شكررررررررررررررررررررررررررا