عند التدقيق في بعض العمليات التي نقوم بها عند تصحيح بعض الأخطاء المحاسبية فنقوم بتصحيح خطأ بخطأ فنلجأ إلى حالة التقارب مع الخزينة ونسجل الإيراد أو النفقة في أعلى الجدول للتخلص من الخطأ وعلى سبيل الذكر لا الحصر .
ما نقوم بتسجيله من نفقة أو إيراد في أعلى حالة التقارب مع الخزينة فهذا الإيراد أو النفقة يجب أن يكون مسجل فعلا في كشف الحساب الشهري ولا يجب أن يكون وهمي بمعنى أخر يجب أن يخصم مبلغ النفقة من حساب المؤسسة مع وجوده على الكشف ونفس الشيئ بالنسبة للإيراد يجب أن يضاف لحساب المؤسسة .
وقد يسأل قائل لماذا النتيجة تكون صحيحة فأقول له بإستطاعت الخزينة أن ترفض التأشيرة على حالة التقارب السنوية لأنك ذكرت بأن هناك عمليات تمت في رصيد المؤسسة للخزينة وهذا غير موجود فعلا ضمن العمليات الموجودة في الكشوف الشهرية .
لذا أنصح الزملاء أن لا يقوموا بتصحيح بعض الزلات بزلة أخرى فلا نسجل في أعلى حالة التقارب إلا ما هو موجود في الكشف فقط .
لأمين الخزينة الحق في رفض التأشيرة على دفتر الخزينة وحالة التقارب في نهاية السنة.