الموضوع معقد نوعا ما ولكنه يشبه الى حد بعيد جرد ممتلكات المؤسسة .
ففى مايخص الجرد العام : يقوم المسير المالى باعداد بطاقة جرد المحلات - فاذا قام بهذا العمل على احسن وجه
انتهت مهمته وارتاح ضميره
كذلكم فى ما يخص جرد المفاتيح : فهو يقوم بجردها من خلال بطاقة جرد المفتاح للمحلات كلها -يمكن اتخاذ صيغة اخرى-
ويقوم بامضاء بطاقة الجرد مع المدير والمسؤول على المفتاح
وفى الاخير يقوم باعداد جدول اجمالى :
تعيين المحل : نسخة1...........نسخة2...........نسخة 3
فاذا فعل هذا اتقى شر ما يمكن ان يحدث .